Zatrudnienie pracowników łączy się dla przedsiębiorcy z koniecznością prowadzenia odpowiedniej dokumentacji, odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy. W razie nieobecności pracownika powstaje natomiast problem tego, jak zorganizować pracę w firmie tak, aby była ona efektywnie wykonana.

Przepisy prawa pracy dzielą nieobecności pracownika na usprawiedliwione i nieusprawiedliwione. Wśród usprawiedliwionych przyczyn nieobecności pracownika w pracy, jak się wydaje najczęstsze są dwie przyczyny tj. urlop i zwolnienie lekarskie. O ile natomiast urlop nie powinien nastręczać pracodawcy większych problemów, bo jest zazwyczaj planowany z pewnym wyprzedzeniem, o tyle zwolnienia lekarskie, w szczególności te długie są zazwyczaj niemożliwe do przewidzenia, a w związku z tym również wymagają od pracodawcy podejmowania różnych działań mających na celu zapewnienie, że praca, którą miał wykonać chorujący pracownik, zostanie wykonana.

Kiedy należy poinformować pracodawcę o chorobie?

Zdarzają się sytuacje, w których o tym, że pracownik otrzyma zwolnienie lekarskie wie z pewnym wyprzedzeniem. Mowa tu na przykład o sytuacjach, w których pracownik ma zaplanowany zabieg operacyjny, w związku z którym przez jakiś czas nie będzie mógł stawić się do pracy. W takich sytuacjach, zgodnie z przepisami, konieczne jest poinformowanie o tym fakcie pracodawcy z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeśli natomiast zwolnienie lekarskie przydarzy się pracownikowi w okolicznościach, w których nie było możliwe przewidzenie nieobecności w pracy, pracownik ma obowiązek powiadomienia o tym pracodawcy niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności.

Powyższa reguła doznaje pewnego wyjątku. W wypadkach szczególnych, gdy powiadomienie pracodawcy w ww. terminie nie jest możliwe, w szczególności z powodu obłożnej choroby połączonej z brakiem lub nieobecnością lub innym zdarzeniem losowym. Mowa tu na przykład o sytuacji, w której pracownik trafia do placówki szpitalnej w stanie nieprzytomności i nie ma możliwości powiadomić nikogo o swoim stanie. W takim wypadku termin do poinformowania pracodawcy o nieobecności w pracy to najpóźniej drugi dzień po tym, jak takie poinformowanie stanie się możliwe.

O czym i w jaki sposób pracownik powinien powiadomić pracodawcę?

Pracownik powinien poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania. Jeśli więc pracownik otrzymuje zwolnienie lekarskie to jest ono wystawione na konkretny okres i można przewidywać, że co najmniej przez ten okres pracownik nie będzie się stawiał w pracy.

Natomiast sposób poinformowania pracodawcy o nieobecności powinien być uregulowany w wewnętrznych przepisach obowiązujących u pracodawcy np. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie. Jeśli takie regulacje nie obowiązują u pracodawcy, możliwe jest poinformowanie pracodawcy w dowolny sposób tj. telefonicznie, pisemnie, za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dopuszczalne jest również przekazanie stosownej informacji pracodawcy przez inną osobę np. członka rodziny. Warto tutaj nadmienić, że w wypadku wyboru formy pisemnej przesłanej za pośrednictwem poczty, dla zachowania ww. terminu wystarczające jest, że najpóźniej w drugim dniu nieobecności przesyłka zostanie nadana na Poczcie. Liczy się tu data stempla pocztowego, a nie to, kiedy przesyłka dotrze do pracodawcy.

Jakie są konsekwencje niedochowania terminu?

W aktualnym stanie prawnym, zlekceważenie sobie przez pracownika ww. terminów może skutkować poważnymi konsekwencjami, a nawet skończyć się zwolnieniem dyscyplinarnym. Zgodnie z aktualnym orzecznictwem, niewywiązanie się przez pracownika z obowiązku zawiadomienia pracodawcy o nieobecności w pracy niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności, stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych, uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 KP. (tak m.in. Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 16 marca 2023 r. sygn.. akt III PSKP 14/22). Dlatego w interesie pracownika jest dopełnienie ciążących na nim obowiązków w taki sposób, aby pracodawca nie miał możliwości skorzystania z ww. uprawnienia.

Jeśli jesteś pracodawcą i masz problem z pracownikami, z którym nie wiesz jak sobie poradzić, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Nasi prawnicy analizują każdą sprawę w sposób indywidualny, starając się znaleźć optymalne rozwiązanie, uszyte niejako „na miarę” danego problemu, wykorzystując przy tym możliwości wynikające z przepisów prawa.