Procedury compliance to zbiór regulaminów, instrukcji i wytycznych obowiązujących wewnątrz organizacji. Podstawowym celem procedur compliance jest zapewnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa w granicach obowiązującego prawa. Odpowiednio sporządzone procedury compliance zarówno minimalizują ryzyko wystąpienia kolejnych niepożądanych zjawisk, jak i zwiększają wykrycie już tych zachodzących. Dzięki temu skutecznie zabezpieczają menagerów i zarządzane przez nich podmioty przed odpowiedzialnością. Procedury compliance pozwalają także na oczyszczenie organizacji i ukaranie osób winnych naruszeniom.

Z roku na rok lista procedur compliance, który powinny zostać wdrożone w każdym przedsiębiorstwie rośnie. Wynika to z dynamicznie zmieniających się przepisów, w tym zwłaszcza tych na szczeblu unijnym. Niektóre procedury compliance muszą zostać wdrożone w każdym przedsiębiorstwie bez wyjątku. Koronnym przykładem takich uniwersalnych procedur jest wdrożenie RODO. Część procedur compliance musi zostać wdrożona przez przedsiębiorców mieszczących się w ustawowym katalogu – tak jest np. z procedurami AML czy też ESG. Wreszcie, obowiązku wdrożenia niektórych procedur nie przewiduje żaden obowiązujący akt prawny, ale powszechna praktyka zaleca ich wdrażanie. Do tych ostatnich zalicza się chociażby procedurę weryfikacji kontrahenta przed nawiązaniem z nim współpracy.

Proces wdrażania procedur compliance należy rozpocząć od analizy przedsiębiorstwa obejmującej m.in. przedmiot działalności, wielkość organizacji i obrotu, otoczenie prawne, czy zachodzące w nim procesy. W ten sposób ustala się potrzeby, ale i identyfikuje potencjalne zagrożenia dla organizacji, które należy zmitygować poprzez wdrożenie procedur compliance.
Powinieneś jednak wiedzieć, że procedury compliance nie są narzędziem danym raz na zawsze. Wdrożone regulaminy czy instrukcje muszą podlegać okresowym przeglądom i aktualizacjom. Konieczność tych ostatnich może wynikać nie tylko z nowelizacji powszechnie obowiązujących przepisów, ale i ze zmian zachodzących wewnątrz organizacji.

Wdrożenie procedur compliance wymaga specjalistycznej wiedzy oraz odpowiedniego doświadczenia. Przygotowanie, często obszernej dokumentacji, nie jest możliwe bez uprzedniego poznania organizacji, a czasem i przeprowadzenia audytu prawnego. Wiemy, że wzory gotowych instrukcji i regulaminów możesz zakupić w Internecie. Stanowczo jednak odradzamy ten krok. Trudno go nawet nazwać wdrożeniem procedur compliance.

Wzory dokumentów sprzedawanych w takich paczkach są sporządzane na tak wysokim stopniu uogólnienia, że przestrzeganie ich wytycznych jest w zasadzie niemożliwe. Co więcej, są one przygotowywane pod kątem przeciętnego odbiorcy, a więc dla wszystkich. Tymczasem każde przedsiębiorstwo jest inne i ma różne potrzeby. Jeżeli Twoim celem jest faktyczne zabezpieczenie Twoich interesów oraz bezpieczeństwa Twojej firmy, powinieneś skorzystać z usług wyspecjalizowanej kancelarii oferującej usługi dostosowane do Twoich potrzeb.

Do najczęściej wdrażanych procedur mających zapewnić zgodność funkcjonowania organizacji z przepisami prawa należą:
• procedura w zakresie danych osobowych (polityka RODO),
• procedura przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu (AML),
• procedura antymobbingowa i przeciwdziałania dyskryminacji pracowniczej,
• procedura w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP),
• procedura ochrony sygnalistów,
• polityka zakupowa (obejmująca także procedurę antykorupcyjną, procedurę udzielania zamówień publicznych oraz zasady weryfikacji kontrahenta),
• polityka zrównoważonego rozwoju (ESG),
• polityka współpracy z organami ścigania,
• polityka rachunkowości, prowadzenia dokumentacji i sprawozdawczości wewnętrznej,
• procedura prowadzenia wewnętrznych śledztw gospodarczych.

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Prawda jest taka, że przepisy prawa pracy można naruszyć na wiele różnych sposobów. Przykładowo można tu wskazać najczęstszy przykład rozwiązania umowy o pracę niezgodnie z przepisami, czy też niewypłacanie pracownikom kwot należnych im na przykład z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Bardzo częste są również przykłady sytuacji, w których pracodawca, nawet nie zdając sobie z tego sprawy, odmawia kobietom skorzystania przez nie z uprawnień związanych z macierzyństwem.
Jednocześnie wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z tego, jakie obowiązki na nich ciążą w związku z koniecznością przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji czy innym niepożądanym zachowaniom, w związku z przepisami bhp, czy też z koniecznością przeprowadzenia odpowiednich czynności w razie zdarzenia będącego wypadkiem przy pracy. Niedochowanie któregokolwiek z tych obowiązków może się wiązać z sankcjami wobec pracodawcy.

Kancelaria Prawna Smok to zespół doświadczonych adwokatów i radców prawnych od wielu lat świadczących pomoc prawną dla przedsiębiorców. Nasi eksperci doskonale znają realia gospodarcze i wiedzą z jakimi wyzwaniami borykają się menagerowie. Mamy świadomość, że część problemów jest wspólna dla wszystkich przedsiębiorców, jednak z niektórymi mierzysz się tylko Ty. Przekonaliśmy się, że nie istnieją dwa identyczne przedsiębiorstwa, więc każde z nich wymaga zupełnie indywidualnego podejścia opartego na Twoich potrzebach.

Współpraca z Kancelarią Prawną Smok rozpoczyna się od rozmowy z naszym specjalistą. Celem inicjującego spotkania jest poznanie Twojego przedsiębiorstwa i problemów z jakimi mierzysz się Ty. Opracowanie i wdrożenie procedur compliance poprzedzamy zawsze analizą dokumentacji, ale zależy nam przede wszystkim na poznaniu Twojej perspektywy na procesy zachodzące wewnątrz organizacji.

W zależności od Twoich potrzeb możemy przygotować kompleksowy pakiet procedur compliance lub uregulować jedynie wybrany przez Ciebie obszar działalności. Kancelaria Prawna Smok oferuje wdrożenie RODO, AML, ESG, procedury ochrony sygnalistów, procedur antymobbingowych, polityk zakupowych i wielu innych. Jeżeli chcesz zabezpieczyć siebie i Twoje przedsiębiorstwo przed odpowiedzialnością, nie wahaj się skorzystać z pomocy profesjonalisty. Skontaktuj się z nami i zobacz jak możemy Ci pomóc.