Źródłem ryzyka nieuczciwej konkurencji są nie tylko działania osób trzecich. Z naszego doświadczenia wynika, że osobami dopuszczającymi się takich działań są przede wszystkim osoby z wewnątrz organizacji, w szczególności członkowie zarządu i menagerowie wyższych szczebli. Osoby zarządzające firmą mają dużą władzę i dostęp do poufnych informacji, co niestety stwarza ryzyko nadużyć. Minimalizowanie tego ryzyka wymaga wdrożenia skutecznych środków prewencyjnych obejmujących zarówno aspekty prawne, jak i organizacyjne. Poniżej przedstawiamy kilka strategii, które mogą pomóc Ci w zapobieganiu nieuczciwej konkurencji ze strony zarządu.

SPIS TREŚCI: 

1. Wprowadzenie jasnych zasad etyki i polityki zgodności\
2. Uregulowanie kwestii tajemnicy przedsiębiorstwa
3. Klauzule zakazu konkurencji
4. Audyt wewnętrzny i zewnętrzny
5. Monitorowanie i kontrola podejmowanych decyzji
6. Szkolenie i edukacja członków zarządu
7. Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów
8. Ustanowienie odpowiednich procedur ochrony interesów firmy
9. Kultura organizacyjna oparta na uczciwości i transparentności
10. Egzekwowanie odpowiedzialności
11. Jak Kancelaria Prawna Smok może pomóc Ci ochronić się przed nieuczciwą konkurencją?

1. Wprowadzenie jasnych zasad etyki i polityki zgodności\

Opracowanie i wdrożenie szczegółowych zasad etyki i polityki zgodności w firmie to fundament w zapobieganiu nieuczciwej konkurencji. W polityce tej powinny być zawarte:

• zasady lojalności wobec firmy — członkowie zarządu powinni być zobowiązani do działań zgodnych z interesem firmy i jej akcjonariuszy;
• zakazy działalności konkurencyjnej, który obejmuje nie tylko okres pełnienia funkcji lub zatrudnienia, ale także okres następujący po ich wygaśnięciu;
• zasady przejrzystości w podejmowaniu decyzji i zawieraniu umów.

Tego rodzaju dokument ma za zadanie uporządkowanie wszystkich procedur obowiązujących w firmie. Stąd też obok przyjęcia polityki należy podjąć szereg innych kroków.

2. Uregulowanie kwestii tajemnicy przedsiębiorstwa

Zarząd ma obowiązek chronić tajemnicę przedsiębiorstwa, czyli wszelkie informacje, które mogą stanowić przewagę konkurencyjną firmy. Aby skutecznie zapobiegać nieuczciwej konkurencji warto zawrzeć z członkami zarządu umowy o zachowaniu poufności. Dobra umowa NDA zawiera nie tylko precyzyjnie określony zakres poufności danych, ale także odpowiednie kary umowne za naruszenie jej postanowień. Nie można także zapominać o ustanowieniu wewnętrznych procedur, które pozwalają na monitorowanie, kto i w jakim celu ma dostęp do wrażliwych informacji.

3. Klauzule zakazu konkurencji

W celu zapobiegania sytuacjom, w których członkowie zarządu wykorzystywaliby pozyskane w firmie dane do własnych celów, każda organizacja powinna pamiętać o zawarciu z menagerami umowy o zakazie prowadzenia działalności konkurencji. Absolutnym minimum jest zawarcie takiej umowy na czas trwania stosunku pracy lub pełnienia funkcji.

Aby uniknąć sytuacji, w której niezwłocznie po ustąpieniu ze stanowiska, menager zakłada własną działalność gospodarczą i przejmuje klientów, których pozyskał wcześniej dla poprzedniej firmy warto w umowie wydłużyć okres zakazu konkurencji o rok lub dwa lata po odejściu ze spółki.

Zakaz konkurencji powinien być precyzyjnie określony w kontekście branży, geograficznych obszarów działalności oraz rodzaju działalności, którą dany członek zarządu mógłby prowadzić po odejściu z firmy. Z uwagi na praktyczne trudności w wykazaniu szkody wyrządzonej złamaniem zakazu konkurencji, warto w tego typu umowach nie ograniczać się do odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych, a zamiast tego zawrzeć w niej kary umowne za złamanie zakazu.

4. Audyt wewnętrzny i zewnętrzny

Nawet najlepsze procedury nie spełnią swojego zadania, jeżeli nie będą przestrzegane.   Regularne przeprowadzanie audytów jest kluczowe, by zidentyfikować wszelkie potencjalne nieprawidłowości. Audyty mogą pomóc w:

• sprawdzaniu, czy zarząd działa zgodnie z procedurami firmy;
• weryfikacji zawieranych umów, aby upewnić się, że nie są one niekorzystne dla firmy;
• zidentyfikowaniu potencjalnych przypadków wykorzystywania informacji poufnych.

5. Monitorowanie i kontrola podejmowanych decyzji

Zarząd powinien podejmować decyzje w sposób przejrzysty, a firma powinna posiadać mechanizmy ich monitorowania. W zależności od rozmiarów organizacji oraz ograniczeń formalnych, cel ten można osiągnąć powołując odpowiedni organ nadzoru lub wprowadzając obowiązek pisemnego uzasadniania podejmowanych decyzji np. w formie uchwał zarządu. W przypadku drugiego rozwiązania warto zadbać aby w polityce przejrzystości wpisać kategorie decyzji wymagających uzasadnienia. Wśród nich należy wymienić np. zawarcie kontraktów z konkurentami, decyzje inwestycyjne oraz zawieranie umów, które mogą mieć wpływ na sytuację rynkową firmy.

6. Szkolenie i edukacja członków zarządu

Członkowie zarządu powinni regularnie uczestniczyć w szkoleniach dotyczących etyki biznesowej i przepisów prawa dotyczących konkurencji. Na rynku funkcjonuje wiele podmiotów oferujących szkolenia z zakresu prawa ochrony konkurencji, a także odpowiedzialności cywilnej oraz karnej członków zarządu.

Celem takich szkoleń jest nie tylko uświadamianie menagerów i budowanie w nich dobrych nawyków. Udział w prelekcjach i wykładach ma także za zadanie odstraszać menagerów od pokusy nadużyć, wskazując na wysokość grożących kar oraz zakres ich odpowiedzialności materialnej.

7. Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów

Każdy członek zarządu powinien być zobowiązany do ujawnienia wszelkich potencjalnych konfliktów interesów. Pod tym pojęciem kryją się sytuacje, w których zarząd ma osobiste powiązania z konkurentami działającymi na rynku właściwym lub prowadzi prywatne interesy mogące wpłynąć na podejmowane jako menager decyzje.

W praktyce realizacja tego obowiązku przyjmuje postać sporządzenia deklaracja interesów. Członkowie zarządu powinni przed objęciem stanowiska lub funkcji poinformować spółkę o swoim zaangażowaniu w innej organizacji, a w przypadku zmiany stanu faktycznego, na bieżąco korygować sporządzone oświadczenie. Podobnie, w przypadku podejmowania głosowania nad sprawami mogącymi prowadzić do konfliktu, członek zarządu powinien zostać z niego wyłączony lub zobowiązany do wstrzymania się od oddania głosu.

8. Ustanowienie odpowiednich procedur ochrony interesów firmy

Wśród dobrych praktyk menagerskich wymienić należy także ustanowienie odpowiednich procedur, chroniących firmę przed działaniami mogących zaszkodzić jej reputacji lub finansom. Do podstawowych rodzajów tego typu procedur zalicza się:

• Przeciwdziałanie wypływowi danych – są to procedury bezpieczeństwa, które zabezpieczają przed nielegalnym pozyskaniem strategicznych danych firmy przez konkurencęi.
• Ochronę technologii i własności intelektualnej — procedury te obejmują zabezpieczenie technologii, patentów i know-how firmy przed wykorzystywaniem przez osoby, które odchodzą do konkurencji.

9. Kultura organizacyjna oparta na uczciwości i transparentności

Zabezpieczenie przed nieuczciwą konkurencją nie może polegać jednak tylko i wyłącznie na kwestiach czysto prawnych. Kluczowe pozostaje budowanie kultury organizacyjnej, która promuje uczciwość i transparentność w działalności zarządu i całej firmy. W tym celu menagerowie powinni:

• zachęcać do zgłaszania potencjalnych nadużyć poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów dla sygnalistów;
• zabezpieczać anonimowość i gwarantować ochronę przed represjami dla osób, które ujawniają nieuczciwe działania w firmie.

10. Egzekwowanie odpowiedzialności

Każdy członek zarządu powinien wiedzieć, że w przypadku naruszenia zasad etyki i prawa, poniesie odpowiedzialność, a procedury i postanowienia umowne nie są tylko pustymi frazesami. Z tego też względu, każda spółka powinna ustanowić mechanizmy egzekwowania odpowiedzialności i bezwzględnie egzekwować kary umowne za naruszenie obowiązków oraz pociągać nieuczciwych menagerów do odpowiedzialności cywilnej i karnej za popełnione czyny.

11. Jak Kancelaria Prawna Smok może pomóc Ci ochronić się przed nieuczciwą konkurencją?

Kancelaria Prawna Smok to zespół specjalistów, którzy nazywają się Adwokatami Menagerów. Naszym zadaniem jest zabezpieczenie interesów Twojej formy poprzez wprowadzenie odpowiednich procedur compliance oraz upewnienie się, że te już wdrożone są przestrzegane. W przypadku zaś, naruszenia Twoich interesów, nasi eksperci pomogą pociągnąć do odpowiedzialności cywilnej lub karnej sprawców czynów nieuczciwej konkurencji.