Każdy wspólnik spółki z o.o. może żądać w dowolnej chwili dostępu do dokumentów spółki oraz wyjaśnień od jego zarządu. Wydawałoby się, że skoro członków zarządu powołuje zgromadzenie wspólników, to zarząd w ewentualnym konflikcie ze wspólnikami stoi na przegranej pozycji. Sytuacja ulega znacznemu skomplikowaniu, gdy konflikt wybuchnie pomiędzy mniejszościowym wspólnikiem a zarządem popieranym przez większościowego wspólnika. Co może zrobić izolowany, mniejszościowy wspólnik?

Spis treści:

1. Na czym polega prawo kontroli wspólnika spółki z o.o.?
2. Prawo do przeglądania ksiąg i dokumentów
3. Sporządzenie bilansu przez wspólnika
4. Żądanie wyjaśnień od zarządu
5. Czy spółka może odmówić wspólnikowi realizacji prawa kontroli?
6. Jak spółka może odmówić dostępu do dokumentacji?
7. Co zrobić gdy zarząd spółki odmawia udzielenia wyjaśnień lub utrudnia dostęp do dokumentacji?
8. Jak wyegzekwować postanowienie sądu zobowiązujące zarząd do udzielenia wyjaśnień?
9. Co grozi zarządowi, który odmawia udzielenia wyjaśnień wspólnikowi?
10. Jak Kancelaria Prawna Smok może Ci pomóc w sprawach dotyczących prawa kontroli wspólnika spółki z o.o.?

1. Na czym polega prawo kontroli wspólnika spółki z o.o.?

Prawo indywidualnej kontroli to rodzaj uprawnienia korporacyjnego przysługującego każdemu ze wspólników spółki z o.o. niezależnie od ilości posiadanych udziałów. Oznacza to, że z tego przywileju mogą w równym stopniu korzystać zarówno wspólnicy posiadający 99%, jak i Ci posiadający pojedyncze udziały.

W skład prawa kontroli wchodzi możliwość:

• przeglądania ksiąg i dokumentów;
• sporządzania bilansu dla swojego użytku;
• żądania wyjaśnień od zarządu.

2. Prawo do przeglądania ksiąg i dokumentów

Zgodnie z art. 212 §1 k.s.h. wspólnikowi przysługuje prawo do przeglądania ksiąg i dokumentów spółki w każdym czasie. Powszechnie obowiązujące przepisy nie zawierają żadnego ograniczenia w zakresie rodzaju czy też zakresu dokumentów, o których udostępnienie może wystąpić wspólnik. Mogą to być zatem księgi handlowe, umowy, faktury, rachunki, bieżąca korespondencja jak i wiele winnych. Należy jednak pamiętać, że uprawnienie to dotyczy stricte dokumentów. W zakresie tego pojęcia nie mieszczą się zatem projekty pism, drafty czy też szablony.

Większość doktryny uważa, że prawo kontroli, o którym mowa w art. 212 k.s.h. polega na tym, że wspólnik może żądać udostępnienia do wglądu dokumentów papierowych w siedzibie spółki a nie np. żądania przesłania kserokopii tych dokumentów etc. Jeżeli dokumenty są sporządzone w formie elektronicznej, wspólnik ma prawo żądać przesłania ich drogą mailową lub uzyskania dostępu do serwera. Co ważne, wspólnikowi przysługuje prawo zapoznania się z dokumentami a nie ich edytowania, więc udostępniając pliki on-line można zastrzec zakaz edycji.

3. Sporządzenie bilansu przez wspólnika

Wspólnik uprawniony jest do żądania udostępnienia przez spółkę ksiąg handlowych celem sporządzenia przez siebie bilansu spółki według stanu na wybrany przez siebie dzień. Podkreślenia wymaga, że wspólnik posiada prawo do samodzielnego sporządzenia takiego bilansu – względnie, może w tym zakresie skorzystać z pomocy osoby trzeciej. Wspólnik nie posiada jednak narzędzi, którymi mógłby zobowiązać spółkę do sporządzenia takiego bilansu na wskazany przez siebie dzień.

4. Żądanie wyjaśnień od zarządu

W praktyce, jednym z najczęstszych przejawów prawa kontroli wspólnika jest żądanie wyjaśnień od zarządu. Przepisy kodeksu spółek handlowych pozostawiają w tym zakresie dość szeroką swobodę stronom i jedynie szczątkowo regulują tę kwestię. Dzięki temu zarówno samo żądanie, jak i odpowiedź mogą zostać udzielone tak ustnie, jak i na piśmie. Co więcej, to od wspólnika zależy czy skieruje swoje zapytanie do całego zarządu czy też wybranego przez siebie członka.

Od udzielania wyjaśnień należy jednak odróżnić zobowiązanie o informowaniu o każdej bieżącej decyzji. Wspólnik nie może żądać od zarządu, aby ten informował go o każdej zawartej umowie czy też „automatycznie” przedstawiał mu ją do wglądu.

5. Czy spółka może odmówić wspólnikowi realizacji prawa kontroli?

W wyjątkowych przypadkach spółka może odmówić wspólnikowi udzielenia wyjaśnień czy też wglądu w dokumentację spółki. W myśl art. 212 §2 k.s.h. spółka może tego dokonać jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta pozyskane w ten sposób informacje i dokumenty w celu sprzecznym z interesem spółki, czym doprowadzi do wyrządzenie jej znacznej szkody. Podkreślenia wymaga zatem, że powyższe przesłanki muszą zostać spełnione wspólnie. Oznacza to, że odmowa realizacji prawa w przypadku obawy wykorzystania informacji w sposób sprzeczny z interesem spółki będzie nieuzasadniona jeżeli potencjalne straty poniesione przez spółkę oraz utracone korzyści z tego tytułu nie będą znaczne.

6. Jak spółka może odmówić dostępu do dokumentacji?

Odmowa realizacji prawa kontroli nie musi przyjmować żadnej szczególnej formy. Część przedstawicieli doktryny uważa, że konieczne w tym zakresie jest podjęcie uchwały zarządu, jednak pogląd ten wydaje się zbyt rygorystyczny. W praktyce, odmowa udzielenia wyjaśnień czy też udostępnienia dokumentacji może przybrać formę ustnej odpowiedzi, wiadomości mailowej, a także formalnej pisemnej odpowiedzi jednego członka zarządu.

7. Co zrobić gdy zarząd spółki odmawia udzielenia wyjaśnień lub utrudnia dostęp do dokumentacji?

W pierwszej kolejności wspólnik powinien zażądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Kodeks spółek handlowych wymaga aby uchwała ta została podjęta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia takiego żądania. W praktyce narzędzie to rzadko kiedy przynosi oczekiwany rezultat, ale skorzystanie z niego jest krokiem obligatoryjnym przed wystąpieniem na drogę sądową.

Dopiero w przypadku negatywnej uchwały zgromadzenia wspólników, albo jej niepodjęcia w wymaganym terminie wspólnikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu rejestrowego z wnioskiem o zobowiązanie zarządu do realizacji prawa kontroli. W pozwie należy dokładnie wskazać czy wspólnik domaga się udostępnienia dokumentów czy też udzielenia wyjaśnień oraz wskazać żądany zakres.

Termin do wniesienia wniosku o zobowiązanie wynosi siedem dni od dnia otrzymania zawiadomienia o opisanej powyżej uchwale lub w przypadku jej niepodjęcia – upływu ustawowego terminu do jej podjęcia.

8. Jak wyegzekwować postanowienie sądu zobowiązujące zarząd do udzielenia wyjaśnień?

Czynności takie jak udzielenie wyjaśnień czy też udostępnienie dokumentacji nazywane są niezastępowalnymi. Oznacza to, że czynności tych nie może wykonać inna osoba, a ich realizacja zależy wyłącznie od dobrej woli dłużnika. Czynności niezastępowalne są egzekwowalne, a stosowna procedura w tym zakresie została opisana w art. 1050 i nast. k.p.c.

W przypadku uchybienia przez zarząd nałożonym na niego przez sąd obowiązkom, wspólnik może wystąpić do sądu z wnioskiem o wyznaczenie zarządowi dodatkowego terminu pod rygorem nałożenia na niego kary grzywny lub obowiązku zapłaty na rzecz wspólnika. Co więcej, wspólnik uprawniony jest do występowania z takimi wnioskami „do skutku”, co oznacza, że zarząd spółki może zostać wielokrotnie ukarany karą grzywny lub obowiązkiem zapłaty na rzecz wspólnika za to samo uchybienie.

9. Co grozi zarządowi, który odmawia udzielenia wyjaśnień wspólnikowi?

W jednym postanowieniu sąd może nałożyć na zarząd spółki karę grzywny w maksymalnej wysokości 15.000 złotych. Limit ten nie znajduje jednak zastosowania za trzecim razem tj. jeżeli dwukrotnie nałożenie kary grzywny nie przyniosło pożądanego rezultatu. Łączna suma grzywien w tej samej sprawie nie może jednak przekroczyć 1.000.000 złotych.

Co więcej, sąd wydając postanowienie o wymierzeniu grzywny orzeka także względem członków zarządu spółki karę aresztu, na wypadek nieuiszczenia przez nich kary grzywny. Zgodnie z przelicznikiem zawartym w art. 1053 §1 k.p.c., zamiana grzywny na areszt nastąpi licząc jeden dzień aresztu od pięćdziesięciu do tysiąca pięciuset złotych grzywny. Posługując się zatem przykładem – w przypadku maksymalnej wysokości pierwszej kary grzywny tj. 15.000 złotych, brak jej zapłaty zagrożony byłby karą aresztu w wymiarze od 10 (15.000/100) do 300 dni (15.000/50). Ustawodawca przewidział jednak, że ogólny czas trwania aresztu nie może w tej samej sprawie przekroczyć 6 miesięcy.

10. Jak Kancelaria Prawna Smok może Ci pomóc w sprawach dotyczących prawa kontroli wspólnika spółki z o.o.?

Kancelaria Prawna Smok to zespół ekspertów zajmujących się bieżącym doradztwem podmiotom gospodarczym. Nasi specjaliści posiadają doświadczenie zarówno w reprezentacji izolowanych od informacji i dokumentów wspólników, jak i spółek odmawiających udzielenia informacji z obawy na wyrządzenie jej szkody przez wspólnika. Jeżeli znalazłeś się w centrum konfliktu na tle art. 212 k.s.h., nasi adwokaci i radcowie prawni są do Twojej dyspozycji.