Blog Kancelarii Adwokackiej Smok i Partnerzy
Ulga na działalność badawczo-rozwojową (cz. II)
Ulga na działalność badawczo-rozwojową (B+R) cz. II
Drugim krokiem do zrozumienia i skutecznego wykorzystania ulgi B+R jest poznanie pojęcia kosztów kwalifikowanych. Nie wszystkie bowiem wydatki przeznaczane na działalność B+R można odliczyć w ramach ulgi- koszty te muszą znajdować się w ustawowym katalogu oraz spełniać określone przesłanki.
Bardzo istotną kwestią jest, aby poniesione przez podatnika koszty na działalność B+R, spełniały definicję koszty uzyskania przychodów (w rozumieniu ustawy o CIT lub PIT) oraz nie zostały przedsiębiorcy zwrócone w jakiejkolwiek formie. Oprócz tego koszty te muszą znajdować się w szczegółowo wymienionym w ustawach katalogu kosztów kwalifikowanych, które możemy podzielić na trzy zasadnicze kategorie:
- Koszty osobowe
Kategoria ta obejmuje koszty pracownicze związane stricte z realizacją działanościa B+R. Wśród nich możemy wymienić szeroko rozumiane wynagrodzenia (także na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło), składki i inne świadczenia związane z pracą B+R.
Koszty osobowe od stycznia 2022 r. zyskały szczególnie uprzywilejowany status, gdyż przedsiębiorca może odliczyć aż 200% wydatków przeznaczonych na ten cel.
- Koszty materiałowe
Pod pojęciem kosztów materiałowych kryją się wydatki na nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z działalnością B+R. Nie muszą to być wysoko wyspecjalizowane sprzęty, ważne jest jednak, aby materiały te wykorzystywane były wyłącznie do prowadzenia działalności B+R. Do kategorii tej można także zaliczyć koszty podstawowych usług komunalnych takich jak woda czy elektryczność, o ile są niezbędne do prowadzenia działalności B+R i właściwie udokumentowana jest wysokośc zużycia ich na te cele.
- Odpisy amortyzacyjne
Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych podlegają zaliczeniu do kosztów kwalifikowanych w takiej wysokości, w jakiej wykorzystywane będą do działalności B+R. W przypadku częściowego ich wykorzystywania do działalności B+R, a częściowego do bieżącej działalności, kosztem kwalifikowanym będzie tylko ta część odpisów amortyzacyjnych, która odpowiada wykorzystywaniu ich w działalności B+R. Do kosztów tych nie zalicza się jednak odpisów amortyzacyjnych od samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.
Pozat trzema ww. głównymi kategoriami wydatków, do kosztów kwalifikowanych zaliczają się także m.in: wydatki na odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej, nabycie sprzetu niebędacego środkiem trwałym, koszty uzykania i wykorzystywania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy czy wydatki na ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne.
Ustawodawca przewidział limity dla dokonywania odliczeń w ramach ulgi. Zasadniczo wszyscy przedsiębiorcy niezależnie od wielkości biznesu, którzy prowadzą działalność B+R, mogą dokonywać odliczenia w wysokości 100% kosztów kwalifikowanych. W niektórych przypadkach odliczyć można aż 200%, dotyczy to:
- podatników mających status centrum badawczo-rozwojowego, będących mikroprzedsiębiorcami, małymi lub średnimi przedsiębiorcami;
- podatników mających status centrum badawczo-rozwojowego, będących dużymi przedsiębiorcami (z wyjątkiem kosztów związanych z ochroną patentową);
- wszystkich podatników w przypadku kosztów kwalifikowanych związanych z wynagrodzeniami pracowników zatrudnionych do działalności badawczo-rozwojowej.
Innym obowiązkowym warunkiem dla skorzystania z odliczenia jest koniecznośc prowadzenia ewidencji podatkowej, w której wyodrębnione zostaną koszty kwalifikowane. „Wyodrębnienie” ma umożliwić identyfikację kosztów przeznaczonych na działalnośc B+R spośród pozostałych wydatków. Nie ma precyzyjnych regulacji wskazujących na sposób i miejsce takiego wyodrębnienia- przykładowo możliwe jest prowadzenie osobnej rachunkowej księgi pomocniczej bądź osobnego arkusza w programie Excel. Podatnicy ponoszący wydatki na koszty osobowe, mają dodatkowy obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy poświęconego na działalność B+R. Jednakże również w tym przypadku istnieje spora dowolność co do formy jej prowadzenia.
Odliczenia kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi dokonuje się dołączając odpowiedni załącznik (CIT/BR lub PIT/BR) do zeznania podatkowego za rok podatkowy w którym te koszty zostały poniesione. W dokumencie wykazać należy wszystkie poniesione na działalność B+R koszty w podziale na sekcje, zgodnie z katalogiem kosztów kwalifikowanych. W przypadku poniesienia straty w danym roku podatkowym, odliczenia można dokonywać w ciągu kolejnych 6 lat podatkowych następujących po roku, w którym wydatek został poniesiony.
Jeżeli dokonana przez Państwa analiza wskazuje, że prowadzona działalność spełnia definia definicję działalności B+R i mogli Państwo skorzystać z preferencyjnego rozliczenia już wcześniej- nie wszystko jest stracone. W takim przypadku istnieje możliwość złożenia korekty zeznania podatkowego, prawo to przysługuje przez 5 lat licząc od końca roku, w którym złożono zeznanie. Należy jednak mieć na uwadze, warunek wyodrębnienia w ewidencji podatkowej kosztów kwalifikowanych.
Ulga B+R jest narzędziem, które pozwala na skuteczną optymalizacje podatków. Jeżeli prowadzona przez Państwa działalność ma potencjał do skorzystania z tej preferencji- zalecamy do kontaktu ze specjalistą celem wnikliwej analizy indywidualnej sytuacji i oceny szansy na preferencyjne dokonywanie rozliczeń podatkowych z zastosowaniem tego mechanizmu.