Zasadą jest, że spółka kapitałowa reprezentowana jest przez swoje organy, w wypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przez Zarząd.

W skład Zarządu może wchodzić jedna osoba lub ich więcej. Kodeks spółek handlowych w tym zakresie nie wprowadza żadnych ograniczeń, jednakże przez wzgląd na praktyczne funkcjonowanie spółki, należy rozważyć czy zasadnym jest powołanie większej ilości członków zarządu w danej spółce. 

Skład pierwszego zarządu powołuje się zazwyczaj w akcie notarialnym, w którym zawarta jest umowa spółki. Na późniejszym etapie funkcjonowania podmiotu regułą jest, że członkowie zarządu powoływani są uchwałą Zgromadzenia Wspólników. Od reguły tej istnieją oczywiście wyjątki. I tak, umowa spółki może stanowić, że członków zarządu powołuje na przykład Rada Nadzorcza lub jeden ze wspólników. W umowach spółki zdarzają się też zapisy, zgodnie z którymi prawo powołania członków zarządu przysługuje osobie trzeciej, formalnie nie pełniącej w spółce żadnej roli. Są to oczywiście przypadki rzadkie, jednak należy pamiętać o tym, że i one się zdarzają. 

Przedmiotem niniejszego artykułu jest jednak materia rezygnacji przez członka zarządu, a nie jego powołania. Problem rezygnacji przez członka zarządu był przedmiotem zarówno rozważań judykatury, która nie zawsze zgodnie podchodziła do problemu, jak i interwencji w tę materię ustawodawcy. 

Należy podkreślić w tym miejscu, że przepisy prawa nie regulują kwestii formy złożenia przez członka zarządu oświadczenia o rezygnacji z funkcji. Zastosowanie mają tu więc przepisy ogólne, co oznacza, że dla skuteczności oświadczenia o rezygnacji z funkcji członka zarządu wystarczy zwykła forma ustna. Mając jednak na względzie fakt, że zmiany w składzie organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymagają rejestracji w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, a Sąd musi mieć podstawę do dokonania wpisu zmian, jak również dla celów dowodowych, sugeruje się, aby członek zarządu rezygnacji dokonał na piśmie. To ułatwi przeprocedowanie wpisania zmian w rejestrze przedsiębiorców, a co więcej, rozwieje wszelkie wątpliwości co do tego czy w ogóle doszło do skutecznej rezygnacji z funkcji i w jakim terminie. Może mieć to kluczowe znaczenie na przykład dla odpowiedzialności członka zarządu za zobowiązania spółki, która to odpowiedzialność wynika z treści art. 299 Kodeksu spółek handlowych. 

W praktyce najwięcej problemów pojawia się w odniesieniu do kwestii tego, kto powinien być adresatem oświadczenia członka zarządu o rezygnacji z funkcji. Mniejszy problem występuje w sytuacji, gdy zarząd jest wieloosobowy, a w spółce powołany został również prokurent, przy czym rezygnację składa tylko jeden z członków zarządu. W takim wypadku zastosowanie ma art. 205 §2 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym „§2.  Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.” W związku z powyższą normą, rezygnacja członka zarządu, w wypadku zarządu wieloosobowego powinna być złożona na ręce innego członka zarządu lub prokurenta. 

Większy problem jest w sytuacji, gdy rezygnację składa ostatni (jedyny) członek zarządu bądź składają ją wszyscy członkowie zarządu równocześnie. W takim wypadku pojawia się pytanie, kto powinien być adresatem takiego oświadczenia? W orzecznictwie oraz doktrynie zarysowało się kilka możliwych rozwiązań powyższego problemu. Niedawna nowelizacja kodeksu spółek handlowych wprowadziła jednak rozwiązanie, które w dużej mierze rozwiązuje problem godząc ze sobą w pewien sposób interesy zarówno rezygnującego członka zarządu, jak i spółki, która przecież działa przez swoje organy. 

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 202 §6 Kodeksu spółek handlowych, jeśli w wyniku rezygnacji członka zarządu, w spółce żaden mandant w zarządzie nie będzie obsadzony, członek zarządu zobowiązany jest złożyć rezygnację na ręce każdego ze wspólników, a równocześnie zwołać Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Wspólników, w którego porządku obrad winno się znaleźć powołanie nowych członków zarządu spółki. Pisemna rezygnacja członka zarządu stanowi przy tym swoisty załącznik do zawiadomienia o Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników. W wypadku przeprowadzenia tej procedury nie ma zastosowania przepis, zgodnie z którym do zwołania Zgromadzenia Wspólników uprawniony jest zarząd, a uprawnienie to przysługuje rezygnującemu członkowi zarządu. 

Niezależnie od tego, czy Walne Zgromadzenie dojdzie do skutku oraz od tego, czy zostanie na nim powołany nowy zarząd, mandat rezygnującego członka zarządu wygasa z dniem następującym po dniu, w którym miało się odbyć Walne Zgromadzenie. 

Jak zostało wskazane powyżej, wprowadzone rozwiązanie stanowi swoiste pogodzenie interesów rezygnującego członka zarządu, który z pewnością jest zainteresowany w jak najszybszym skutecznym zrezygnowaniu z funkcji, jak i spółki (wspólników), która nie może działać nie mając powołanych do tego organów. W wyniku wyczerpania wymaganej procedury, wspólnicy po pierwsze nie mogą twierdzić, że nie mieli wiedzy o rezygnacji ostatniego członka zarządu, a po drugie mają możliwość podjęcia stosownych działań w celu obsadzenia mandatów w zarządzie. 

Odrębną kwestię, wychodzącą poza ramy niniejszego artykułu, stanowią skutki rezygnacji przez członka zarządu z pełnionej przez niego funkcji. Należy zawsze rozważyć, czy rezygnacja jest najlepszym sposobem na rozwiązanie zaistniałego problemu. Czasami może się bowiem okazać, że zarówno dla spółki, jak i dla członka zarządu, rezygnacja będzie najmniej odpowiednią opcją. 

Jeśli jesteś członkiem organu spółki czy to z ograniczoną odpowiedzialnością czy to akcyjnej i masz wątpliwości jak skutecznie przeprowadzić proces rezygnacji z funkcji albo co do skutków takiej rezygnacji, zapraszamy na konsultacje do naszej Kancelarii. Do każdej sprawy podchodzimy w sposób indywidualny i kompleksowy, rozważając wszystkie możliwe warianty rozwiązań, dążąc do tego, by obrana ścieżka działania była optymalna.