Wydarzenia ostatniego roku, przyczyniły się do wprowadzenia wielu nowych trendów w środowisku pracy – jednym z nich jest bijąca rekordy popularności praca zdalna.

Nieodzownym aspektem pracy zdalnej są wideokonferencje – inaczej mówiąc spotkania on-line, które stały się głównym narzędziem komunikacji pomiędzy zespołem pracowników, z klientami, z pracodawcą. Wideokonferencje realizowane są za pośrednictwem różnych komunikatorów, w różnej formie – z użyciem samej fonii, ale również z wykorzystaniem wizji.

Wraz z rosnącą popularnością wideokonferencji pojawiła się potrzeba zapewnienia odpowiedniego poziomu ich bezpieczeństwa. W trakcie takich spotkań on-line, uczestnicy przekazują sobie różne informacje te mniej i te bardziej wrażliwe.

Warto zatem stworzyć sobie krótką „check-list” zanim podejmiemy się zorganizowania lub uczestnictwa w takiej wideokonferencji. Z pomocą przychodzi nam portal Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W swoim poradniku (https://uodo.gov.pl/pl/138/1525 ), UODO zwraca naszą uwagę przede wszystkim na politykę prywatności oraz ogólne warunki użytkowania programu, który chcemy wykorzystać do przeprowadzenia wideokonferencji (analiza ryzyka, ocena technicznych oraz organizacyjnych środków ochrony danych osobowych). Należy sprawdzić, czy w ramach wideokonferencji przetwarzane będą dane w adekwatnym zakresie to znaczy, czy aplikacja z kórej korzystamy nie będzie zbierać informacji nadmiarowo np. poprzez nagrywanie naszych rozmów lub przechowywanie ich w aplikacji. Co więcej, warto zweryfikować jakich danych żąda od nas aplikacja (lokalizacja, dostęp do kontaktów, dostęp do naszego ekranu). Powinniśmy korzystać wyłącznie z aplikacji webowych a nie desktopowych, zabezpieczanych odpowiednim hasłem i profesjonalnie szyfrowanych.

W trakcie korzystania z wideokonferencji powinniśmy zapewnić poszanowanie dóbr osobistych uczestników w tym ochrony ich wizerunku i prywatności. Warto ograniczyć ilość podawanych danych osobowych – lepszym rozwiązaniem są spotkania on-line gdzie użytkownicy nie muszą podawać imienia i nazwiska, a weryfikacja odbywa się przez inicjały lub służbowego e-maila. Nie wszystkie wideokonferencje odbywają się przy użyciu wizji, niemniej musimy mieć na uwadze, iż emitując dźwięk i obraz, w trakcie takich spotkań, przetwarzamy dane osobowe w postaci wizerunku – w tym wizerunku głosowego. Warto zatem, zwłaszcza przy okazji organizowania konferencji o bardziej formalnym charakterze, wyczerpująco spełnić obowiązek informacyjny wobec osób uczestniczących w konferencji – między innymi poprzez sprecyzowanie kto ma dostęp do spotkania, czy spotkania będą nagrywane, dla kogo nagrania ze spotkania będą dostępne, jak długo nagranie będzie przechowywane, dla kogo widoczny jest czat spotkania, czy treści z czatu są zapisywane itd.

Jeśli jesteśmy pracodawcą, powinniśmy zadbać również o odpowiednie przeszkolenie pracowników, którzy w naszym imieniu organizować będą spotkania on-line z klientami. Warto nie tylko zorganizować odpowiedni instruktaż, ale również opracować odpowiednie procedury i oświadczenia, z których korzystać będzie nasze przedsiębiorstwo. Praktyka pokazuje, że dość często pracownicy nie do końca wiedzą jak korzystać z takiej formy spotkań – zbędnie uruchamiają kamerkę lub mikrofon, niefortunnie ustawiają kamerę na dane osobowe znajdujące się w tle, czy nieprawidłowo organizują miejsce pracy. Co więcej, bywa że przebieg konferencji zakłócany jest przez niepożądane zachowania osób trzecich tzw. trolling. Warto przygotować naszych pracowników oraz nas samych na ewentualności związane z uciążliwym przeszkadzaniem w przeprowadzonym spotkaniu – rozpowszechnianie nielegalnych treści w Internecie (w tym wulgaryzmy) jest karalne, a o wszystkich tego typu sytuacjach można zawiadomić Policję lub zgłaszać takie treści na stronę https://dyzurnet.pl/

Źródła:
– Sakowska-Baryła Marlena „Ochrona danych osobowych w warunkach pracy zdalnej”
– www.uodo.gov.pl

Autorką artykułu jest Patrycja Szatkowska, prawnik