15 kwietnia 2020 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Z treści rozporządzenia wynika, że dokumentacja powinna być  prowadzona przez podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych w postaci elektronicznej. Jednak nie oznacza to, że ustawodawca całkowicie odrzucił formę papierową.

Od powyższej zasady wprowadzono wyjątek, a mianowicie: dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej, jeśli przepis rozporządzenia tak stanowi (np. książeczka zdrowia dziecka, karta przebiegu ciąży)  lub warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają jej prowadzenie w formie elektronicznej (stały brak rozwiązań informatycznych lub czasowa niemożność prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej np. wskutek awarii systemu teleinformatycznego, czy sprzętu).

Podmioty lecznicze mają czas na wdrożenia zmian do  31 grudnia 2020 r., a do tego czasu mogą prowadzić dokumentację medyczną na dotychczasowych zasadach.  

Dodatkowo wskazać należy, ze rozporządzenie określa szczegółowe wymagania i cechy, jakim powinien odpowiadać system teleinformatyczny służący do prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej (np. poufność, dostępność).

Warto również wspomnieć, że aby zachęcić podmioty do wdrażania dokumentacji elektronicznej ustawodawca przewidział kilka ułatwień „bonusów” np. brak obowiązku prowadzenia dokumentacji zbiorczej w sytuacji, gdy dokumentacja indywidualna jest prowadzona w postaci elektronicznej; lub możliwość zamieszczenia w dokumentacji linka do repozytorium z treścią dokumentu elektronicznego bez konieczności odrębnego zamieszczania jego treści w historii choroby.

Wprowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej wiąże się nie tylko z inwestycjami w odpowiednie systemy informatyczne czy sprzęt informatyczny ale również wymusza konieczność wprowadzenia odpowiednich rozwiązań o charakterze organizacyjnych, w tym sposobu traktowania dokumentów w formie papierowej podpisywanych dotychczas przez pacjentów (np. zgód na leczenie). Nowe rozporządzenie przewiduje, że dokument stanowiący dokumentację medyczną może być prowadzony tylko w jednej formie: w formie pisemnej lub  elektronicznej. Takie rozwiązanie ma na celu zerwanie z praktyką, że jeden dokument miał zarówno formę papierową, jak i elektroniczną.