Zmiany w KRS – Składanie wniosków przechodzi na formę elektroniczną. Opisujemy zmiany i zasadę działania nowego systemu teleinformatycznego.

Na początku lipca weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w myśl której wnioski (o wpis, o zmianę, o wykreślenie) będą mogły być składane do KRS wyłącznie w formie elektronicznej i muszą zostać opatrzone odpowiednim podpisem elektronicznym. Wprowadzone zmiany są pokłosiem postępującej informatyzacji w postępowaniach sądowych. W ostatnim czasie bowiem, wprowadzone zostały zmiany w procedurze cywilnej, w myśl których określono ogólne zasady wnoszenia pism procesowych poprzez system elektroniczny (art. 125, art. 126 kpc). Konieczność stosowania metody doręczeń pism za pośrednictwem systemu elektronicznego ma miejsce w dwóch przypadkach – jeżeli dokonano wyraźnego wybory takiej formy lub jeżeli przepis szczególny tak stanowi. W przypadku KRS takim przepisem szczególnym jest art. 19 ustawy o KRS, który wprost nakazuje składanie wniosków wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Należy mieć na uwadze, iż w ww. przypadkach, pisma wniesione w formie tradycyjnej, od 1 lipca 2021 r., nie wywołują skutków prawnych. Kwestia ta będzie mieć istotne znaczenie np. dla wniosków o wpis spółek kapitałowych. Etap spółki w organizacji trwa 6 miesięcy dla spółki zawiązanej w sposób tradycyjny. Jeśli zatem spółka w organizacji zdecyduje się złożyć wniosek pod koniec 6-miesięcznego terminu i nie zachowa nowej, wymaganej formy elektronicznej może poskutkować to rozwiązaniem umowy spółki. Na szczęście Ustawodawca, mając świadomość daleko idących konsekwencji wniesienia wniosku w niewłaściwym trybie, dał możliwość wnioskodawcy (działającemu również za pośrednictwem profesjonalnego pełnomocnika) do naprawienia błędu poprzez dopuszczenie ponownego złożenia wniosku, tym razem bez błędów formalnych, maksymalnie w terminie 7 dni od dnia jego zwrotu. Wniosek złożony ponownie, nie zawierający braków formalnych, wywołuje skutki od daty pierwotnego wniesienia (art. 19 ust. 10 ustawy o KRS).

System, służący do obsługi wniosków w formie elektronicznej, nosi nazwę  Portal Rejestrów Sądowych https://prs.ms.gov.pl Obsługa i rejestracja w Portalu wymagają rejestracji i autoryzacji dokonanej podpisem kwalifikowanym lub poprzez profil zaufany. Rejestracji winien dokonać tzw. „użytkownik końcowy” czyli osoba która składać będzie wniosek (osoba upoważniona do reprezentacji spółki, profesjonalny pełnomocnik). Wniosek oraz każde inne pismo wnoszone w trybie elektronicznym będzie można podpisać na trzy sposoby: elektronicznym podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym (zawartym w dowodzie osobistym), podpisem zaufanym za pośrednictwem profilu zaufanego. Powyższe ma zastosowanie również do załączników do wniosku.

Na uwadze należy mieć fakt, iż zmienił się sposób składania wniosków do KRS, jednak nie zmieniła się ich zawartość. Złożenie wniosku nadal będzie wymagało dołączenie do niego szeregu dokumentów i oświadczeń. Artykuł 19 pkt 11 ustawy o KRS kieruje nas do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dn. 24 maja 2021 r. dotyczącego min. wniosków składanych do Centralnej Informacji KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (Dz.U.2021.963 z dnia 2021.05.27).  W Rozporządzeniu pojawia się definicja podpisu elektronicznego zgodnie z którą rozumie się przez to kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty (z dowodu osobistego).
W dalszej części Rozporządzenia w §4 jest mowa o tym, że wnioski składane do Centralnej Informacji KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wraz z załącznikami, opatruje się podpisem elektronicznym.

Jeżeli natomiast wniosek oraz załączniki zostały sporządzone w postaci papierowej, do wniosku dołącza się:

– odpisy dokumentów elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym. Przy czym, elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego
w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem albo radcą prawnym, następować będzie z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego,

– elektroniczne kopie tychże dokumentów – ten sposób załączania dokumentów wykorzystywany będzie zwłaszcza w przypadku, gdy wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców składać będzie spółka samodzielnie.

Jak widać ustawa nie wprowadza żadnych szczególnych wymagań dotyczących dokumentów załączanych do wniosku. Niemniej, tu należy przywołać przepisy Działu VI kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którymi jeżeli dokumenty (stanowiące podstawę wpisu, w tym załączniki) zostały sporządzone w formie papierowej, a do wniosku dołącza się odpisy dokumentów elektronicznie poświadczone lub elektroniczne kopie tychże dokumentów, podmiot który je składa zobowiązany jest przesłać,
w terminie 3 dni od daty złożenia pisma, do sądu rejestrowego, papierowe oryginały dokumentów lub ich odpisy. Jeżeli obowiązek ten nie zostanie spełniony, zastosowanie znajdą ogólne przepisy o uzupełnieniu braków formalnych.

Ponadto, warto również wspomnieć o  różnicy, jaka  dotyczyć będzie załączania aktów notarialnych. Zgodnie z nowymi zasadami, jeżeli do wniosku należy dołączyć akt notarialny, którego wypis lub wyciąg został umieszczony w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, wnioskodawca podaje we wniosku numer tego dokumentu w repozytorium. Po zarejestrowaniu wniosku dokument, którego numer w repozytorium został podany przez wnioskodawcę, jest automatycznie przekazywany z repozytorium i dołączany do wniosku. Oznacza to, że wnioskodawcy nie będą zamieszczali skanów (a tym bardziej wypisów aktów notarialnych), lecz podawali numer aktu notarialnego w repozytorium.

Powyższe zmiany informatyzacji obejmują nie tylko wnioski i dokumenty składane w sądzie rejestrowym przez strony, ale również postanowienia i inne pisma pochodzące od sądu. Wszystkie czynności w sprawie będą utrwalane wyłącznie w systemie teleinformatycznym, a wytworzone w ich wyniku dane w postaci elektronicznej opatrywane będą kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Także wszystkie środki odwoławcze należy składać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Zasada ta nie dotyczy jedynie środków odwoławczych, do których rozpoznania właściwy jest Sąd Najwyższy.

Na koniec należy podkreślić, że nałożony wyżej opisaną nowelizacją obowiązek nie ma zastosowania w odniesieniu do pozostałych wniosków kierowanych do sądu rejestrowego. W związku z tym, wnioski o wpis w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, złożyć można na urzędowym formularzu lub jego kopii albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Sumując, wprowadzone nowelizacją zmiany mają na celu głównie przyspieszyć obieg dokumentów. Jednocześnie jednak, wprowadzone zmiany wprowadzają sankcje nieważności wszelkich pism złożonych drogą tradycyjną – bez względu na to czy osoba działa za pośrednictwem profesjonalnego pełnomocnika czy samodzielnie. Z uwagi na daleko idące konsekwencje wprowadzonych zmian, warto dokładnie przeanalizować treść nowelizacji a w razie jakichkolwiek wątpliwości zaangażować profesjonalnego pełnomocnika.

Autor: Patrycja Szatkowska, prawnik

Źródła:
– przepisy ustawy o KRS (Dz.U.2021.112 t.j. z dnia 2021.01.18),
– przepisy ustawy Kodeks Postępowania Cywilnego (Dz.U.2020.1575 t.j. z dnia 2020.09.14),
– przepisy Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie wniosków składanych do Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a także odpisów, wyciągów, zaświadczeń, informacji, dokumentów oraz kopii dokumentów doręczanych wnioskodawcom za pośrednictwem tego systemu (Dz.U.2021.963 z dnia 2021.05.27)
– Koralewski Michał, „Informatyzacja postępowania rejestrowego przed KRS oraz procedury dotyczącej rejestracji spółki przez system elektroniczny”.