System Kontroli Biznesowej jako element wsparcia kontroli wewnętrznej a rola audytu.
Pojęcie kontroli biznesowej jest chyba najnowszym zagadnieniem w praktyce stosowania kontroli wewnętrznej i audytu. Kontrole biznesowe zapewniają autentyczność, rzetelność faktur VAT, a szerzej zorganizowane procedury w System Kontroli Biznesowej tworzą mechanizm dokumentowania oraz identyfikacji i oceny ryzyka operacji gospodarczych w obszarze podatku VAT, Akcyzy.
Co ważne dla organizacji skutkiem jego działania jest zapewnienie należytej staranności a także prawidłowości deklarowania podstaw opodatkowania, za co odpowiedzialność ciąży na kierownictwie jednostki. Wdrożony System Kontroli Biznesowej mieć zatem może zasadniczy wpływ na ochronę interesu firmy a przez to na ciągłość jej działania w realizacji założonego celu.
Z uwagi na to, że procedury systemu kontroli biznesowej są ideą stosunkowo nową a są wymagane przez fiskusa (art. 106m VAT), i są rozwiniętą ideą z art. 233 Dyrektywy 45/10 EU, uważam że jest to temat który warto poprzedzić rozważaniami na temat historii idei kontroli biznesowej. Z konieczności ograniczenia czasowego wystąpienia, dalszy tekst będzie mieć charakter ogólny.
Idea systemu kontroli biznesowej
Koncepcja systemu kontroli biznesowej jest koncepcją nową, może być elementem kontroli wewnętrznej czy Compliance firmy, choć sama procedura bezpieczeństwa podatkowego w bardziej lub mniej sformalizowany sposób, funkcjonuje zapewne w każdej organizacji.
Najprościej mówiąc system kontroli biznesowej to zbiór procedur i zasad obejmujący: dokumentowanie oraz identyfikację i ocenę ryzyka operacji gospodarczych w obszarze podatku VAT, Akcyzy. Na system kontroli biznesowej w przedsiębiorstwie składają się:
- wewnętrzne instrukcje i procedury,
- hierarchiczna struktura organizacyjna i decyzyjna,
- upoważnienia, formalne zastępstwa, pełnomocnictwa,
- zakresy czynności i obowiązków uczestników procesów,
- określone dokumentowanie działań przez uczestników procesów,
ale także:
- rejestracja procesu i jego kontrola,
- procedury autoryzacji transakcji,
- okresowe audytowanie stosowania procedur,
- procedury przechowywania i archiwizowania danych wytwarzanych i gromadzonych a związanych z danym zdarzeniem gospodarczym.
Stosowanie tych, jak i wielu innych środków sprawia, że to co dzieje się w przedsiębiorstwie czy organizacji, nie jest bezwładną masą nieskoordynowanych czynności lecz uporządkowanym działaniem, tzw. „ścieżką”, która określa dokumentowanie działań powiązanych z fakturą VAT dokumentującą dane zdarzenie gospodarcze i umożliwia w łatwy sposób jego skontrolowanie przez KAS.
Co obejmuje SKB?
Nie zagłębiając się zbytnio w szczegóły SKB, należy powiedzieć, że we właściwie funkcjonującym systemie muszą funkcjonować rozwiązania:
- zapobiegające problemom i błędom,
- Wykrywające i raportujące problemy,
- korygujące wykryte błędy i minimalizujące ich skutki,
zwane odpowiednio: prewencyjnymi, detekcyjnymi i korekcyjnymi mechanizmami kontrolnymi.
Dlatego logo SKB symbolicznie wskazuje na ważność działań: Prewencja, Wykrywanie, Minimalizowanie negatywnych Skutków.
Rola audytu
Jak widać, system kontroli biznesowej to nie to samo co działania służb audytu, zwanych też często służbami kontroli, kontrolą instytucjonalną. Rola audytu w systemie kontroli biznesowej może być jednak wyjątkowa.
Zadaniem audytu może być czuwanie nad efektywnością działania systemu kontroli biznesowej. Mówiąc inaczej rolą audytu powinno być monitorowanie, ocenianie i sygnalizacja kierownictwu czy wdrożone rozwiązania są faktycznie stosowane. System kontroli Biznesowej w 80% gwarantuje bowiem skuteczność, ale to 20 % które zależy od danej organizacji przedsiębiorstwa, gwarantuje że czynności wykonywane w ramach codziennych prac uczestnika systemu będą prowadzone z sumiennością z poszanowaniem ustalonych procedur i zasad SKB.
Zadanie audytora sprowadzać się będzie do badania
- czy zidentyfikowane zostały wszystkie ryzyka mogące spowodować że procesy nie zostaną właściwie zrealizowane przez jego uczestników oraz
- czy ryzykom tym zostały przeciwstawione mechanizmy mające za zadanie zapobieganie problemom, wykrywanie nieprawidłowości i minimalizowanie strat.
Życie pokazuje że taka rola audytu jest najefektywniejsza dla organizacji, a audytor staje się najważniejszym strażnikiem procesów.
Jakie to mechanizmy kontrolne zaszyte są w SYSTEMIE KONTROLI BIZNESOWEJ można dowiedzieć się z Standardu Kontroli Biznesowej.